Es ist Hochsommer. Der Fahrer steht in einer Halle in Madrid, der Verlader bringt die Sendung heraus, dann verschwinder er wieder, weil er die Papiere vergessen hat. Die Ware steht 15 Minuten auf der Rampe bei 45 Grad Außentemperatur.

Ein ungeschulter Fahrer wartet. Unsere Fahrer nicht. Sie machen die LKW-Tür zu, fotografieren die Palette, messen mit dem mobilen Thermometer die Außen- und Oberflächentemperatur und dokumentieren alles in Echtzeit per E-Mail.

Als der Verlader zurückkommt, lehnt der Fahrer die Übernahme ab. Die Sendung hat 15 Minuten bei 45 Grad gestanden und zeigt Kondensation. Ohne schriftliches Einverständnis des Auftraggebers wird sie nicht geladen.

Das klingt unbequem. Es schützt aber die Ware, den Kunden und den Fahrer vor einer Haftungsfrage, die sonst niemand gewinnt.

Der LKW wird an der Grenze kontrolliert. Der Zöllner möchte die Ladung prüfen und verlangt, den LKW zu öffnen. Bei einem temperaturgeregelten Pharmatransport bedeutet das: Warme Außenluft strömt ein, die Temperatur im Laderaum steigt.

Wir öffnen den LKW nicht ohne schriftliche Genehmigung des Versenders. Stattdessen bittet der Fahrer den Zöllner um einen Stempel auf den Dokumenten, der den Zeitpunkt der Öffnung belegt.

Können wir den Auftraggeber nicht rechtzeitig erreichen, dokumentieren wir alles schriftlich und weisen in der E-Mail auf den vorübergehenden Temperaturanstieg hin. Kein Versicherer kann uns dann einen Fehler nachweisen.

Dafür schreibt man lieber 70 E-Mails zu viel als eine zu wenig.

Der Kunde verlangt eine lückenlose GPS- und Temperaturaufzeichnung, auch während der Fährüberfahrt. Im Bauch des Schiffes gibt es kein GPS-Signal. Die Anforderung ist technisch nicht erfüllbar, es sei denn, der LKW steht auf dem Oberdeck.

Wir klären das im Vorfeld mit der Reederei und sorgen dafür, dass der LKW unter freiem Himmel auf dem Oberdeck steht. Ist das nicht möglich, legen wir einen Temperatur-Logger in die Ladung, der die Temperatur unabhängig vom GPS-Signal aufzeichnet und nach der Ankunft per USB ausgelesen werden kann.

Ein kleiner Kühl-LKW kann im Schiffsbauch seine Kühlung nicht betreiben, weil die Steckdosen dort nur Starkstrom liefern. Er muss zwingend auf das Oberdeck. Das wissen die wenigsten.

Wer das nicht weiß, steht mit einer unkühlen Sendung im Hafen und einer Behörde, die den Temperaturausdruck der letzten zehn Stunden verlangt.

Manche Betäubungsmittel müssen zu einem exakt definierten Zeitpunkt die Grenze passieren. Ein Wirkstoff darf ab einer bestimmten Uhrzeit nicht mehr im Herkunftsland sein und gleichzeitig nicht vor einer anderen Uhrzeit ins Zielland eingeführt werden.

Da es innerhalb der EU keine Zollstellen mehr gibt, fährt der Fahrer zur nächsten Polizeidienststelle an der Grenze und lässt den genauen Übertrittszeitpunkt bestätigen. Dieser Polizeistempel ist der offizielle Nachweis für beide Behörden.

Bei cannabishaltigen Medikamenten nach Griechenland müssen Fahrername, Fahrzeugkennzeichen und die genaue Route mindestens eine Woche vor dem Transport bei den griechischen Behörden angemeldet werden.

Routenänderungen, etwa wegen Staus, dürfen nur mit schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers durchgeführt werden. Ohne diese Genehmigung bleibt der LKW stehen, notfalls drei Tage lang.